Мы, как группа компаний, являемся участниками рынка госзакупок более 12 лет в различных сферах экономической деятельности. С 2005 года многое изменилось. На смену «бумажным» торгам пришли электронные, вместо 94-ФЗ был принят 44-ФЗ, значительно увеличилось количество участников, вырос уровень конкуренции.

Тем не менее, основные проблемы остались те же:

• отклонение заявок комиссией из-за наличия ошибок;
• неверный расчет себестоимости исполнения контрактов;
• трудности в получении банковских гарантий;
• недостаточное юридическое сопровождение контрактов, приводящее к спорам с заказчиком или с контролирующими органами.

Для решения этих задач мы применяли разные методы: нанимали опытных сотрудников, обучали новичков, делили зоны ответственности, изобретали схемы многоуровневых проверок документов и т.д. и т.п. Даже разработали онлайн-приложение для мониторинга статуса торгов и организации совместной работы всей команды.

Одним из самых эффективных решений за последнее время стало привлечение внешних специалистов. Мы добились отличных результатов, поручив им отдельный круг задач:

• составление первых частей заявок для участия в электронных аукционах;
• получение банковских гарантий;
• юридическое сопровождение арбитражных дел.

Эта практика позволила нам разгрузить основной штат сотрудников и улучшить наши результаты. Люди, даже лучшие профессионалы своего дела, устают и допускают ошибки — человеческий фактор никто не отменял. Особенно в «высокий» сезон, когда госзаказчики размещают наибольшее количество закупок. Случаются и другие ситуации, когда открываются новые перспективные возможности участия в закупках, например, в других регионах или сферах деятельности, а коллектив уже перегружен решением текущих задач или не обладает достаточным опытом в другой отрасли.

В результате мы перешли на гибридную схему работы. Штатные сотрудники продолжают и самостоятельно готовить документы для участия в закупках, но, по мере необходимости, привлекают сторонних специалистов через GZEX.RU. Проблема масштабирования организации для нас ушла на второй план.

Почему это важно? Наша примерная статистика участия в закупках — это около 20 закупок в неделю (в сезон еще больше), с суммой начальных цен контрактов более 10 млрд. рублей в год.

Мы, как и многие другие компании, скептически относились к профессиональным качествам специалистов на аутсорсинге, опасались взаимодействия с малознакомыми людьми, недобросовестного исполнения поставленных задач. Но поняли, что ошибались.

Для примера, рассмотрим ситуацию с составлением первых частей заявок на участие в электронных аукционах. Практика показала, что толковых людей, понимающих специфику, даже в масштабе крупного города очень мало — это очень узкая ниша. А найм без опыта и дальнейшее обучение — долго и дорого.

С помощью сайта GZEX.RU мы расширили географию поиска и начали сотрудничать с людьми и компаниями из любых точек страны, так как для составления заявок не обязательно находиться в одном офисе и даже городе. Все просто: мы размещаем «задания» на оказание услуг, а исполнители делают свои предложения. Интерфейс сайта полностью снимает вопросы взаимодействия: отслеживание сроков, обмен файлами, приватная переписка, e-mail оповещения, журнал событий и т.д.

Вопросы конфиденциальности на рынке госзакупок стоят очень остро. Большая часть размещаемых нами на сайте заданий не отображается в общем разделе, они созданы с условием «скрытое размещение». Мы выбираем несколько  специалистов с высоким рейтингом или успешной историей взаимодействия и, с помощью специального функционала, предлагаем им обратить внимание на наше задание, открывая к нему доступ. После того, как исполнители размещают свои предложения об условиях выполнения работ, мы делаем выбор.

Существует мнение, что биржи услуг созданы для выбора исполнителей только на основании цены — кто предложит дешевле, того и выберут. Это совсем не так! Мы и большинство наших партнеров ориентируемся в порядке очередности на:

1. личный опыт взаимодействия;
2. отзывы от других пользователей, рейтинг;
3. дополнительную информацию об исполнителе, как об участнике рынка;
4. соответствие условий выполнения работ требованиям задания;
5. цену.

Разумеется, если цена сильно завышена, исполнитель вряд ли будет выбран (при наличии альтернативных вариантов), но при прочих равных не цена имеет решающее значение. Часто отклонение заявки несет упущенную выгоду и репутационные риски, несопоставимые с разницей в цене за привлечение лучшего специалиста из возможных. Экономия на качестве заявки и ее последующее отклонение — это, как минимум, бесцельно использованные средства на обеспечение.

Оплата за заявку производится по факту ее допуска комиссией, мы не несем риск оплатить работу и не получить результат. Если заявка все же отклонена, у исполнителя остается возможность обжаловать действия комиссии. Это рассматривается в индивидуальном порядке.

Из 47 заказанных нами заявок, которые были допущены (на сентябрь 2017), средняя цена составила 10 657 руб.

Наша положительная статистика существенно возросла! У нас был и такой случай, когда заявкой, заказанной через сайт, мы были единственными допущенными из 8 участников аукциона и заключили выгодный контракт.

Кроме того, у исполнителей отличная мотивация оказать качественную услугу:

1. оплата происходит по факту результата — есть смысл постараться;
2. хороший рейтинг и отзывы ведут к большему числу заказов, следовательно, и доходу.

Мы уверены, если компания хочет расти и развиваться на рынке госзаказа в современных условиях, то подход с привлечением внешних специалистов — это подход будущего. Да, сейчас на этом рынке все еще мало онлайн-сервисов и в целом консервативно, но все начинается с первого шага.

Автор: Дмитрий Сурков