Закрыть окно

Руководство пользователя

Что такое ЕКС
Как работает ЕКС
Элементы управления на сайте
Регистрация пользователя
Личный кабинет пользователя
Регистрация организации в ЕКС
Управление пользователями организации
Создание контракта
Просмотр списка контрактов
Управление контрактами
Управление разделами контрактов
Приглашение других организаций в разделы контрактов
Управление полученными приглашениями
Осуществление юридически значимого документооборота
Подписание документов двумя организациями и более
Оповещения и журнал действий
Чат организации
Управление счетом организации в ЕКС
Описание прав доступа

Что такое ЕКС

Единая контрактная система — это новый способ учета договоров (контрактов) и взаимодействия между организациями в электронной форме, без необходимости физического обмена документами (через курьеров, Почту России) или отправки их через электронную почту.

ЕКС предлагает вести учет контрактов, хранение документов и переписку между сотрудниками как в рамках одной организации, так и между организациями, в том числе совершать юридически значимые действия (подписание договоров, соглашений, актов и т.д.).

В ЕКС предусмотрен функционал для взаимодействия организаций, в том числе заказчиков, подрядчиков и субподрядчиков при исполнении государственных и муниципальных контрактов по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

 

Как работает ЕКС

Что такое «контракт» в терминологии ЕКС? В широком смысле — это любой процесс, требующий учета и подразумевающий (но не требующий) взаимодействие с другими организациями. Это может быть коммерческий договор, совместный проект, государственный контракт по 44-ФЗ, договор по 223-ФЗ и т.п.

ЕКС — система управления такими контрактами, позволяющая вести их учет, обмениваться документами и вести переписку внутри и между организациями.

Внутри каждого контракта предусмотрено создание «разделов». Раздел контракта — это виртуальный обособленный раздел внутри контракта, где вы можете загружать, хранить и обмениваться документами (в т.ч. подписанными ЭЦП), а также вести приватную переписку как между пользователями вашей организации, так и с другими пользователями и организациями по вашему усмотрению.

Идея ЕКС в том, что с помощью такой структуры и функционала возможно удобное взаимодействие организаций при исполнении договорных обязательств на всей территории РФ. И чем больше организаций пользуется ЕКС — тем больше совокупная выгода!

К примеру, в контракте можно создать разделы "Заказчик", "Подрядчик A", "Подрядчик Б" и пригласить в каждый из них соответствующего контрагента. Вы можете обмениваться с ними документами и вести переписку. Вся история взаимодействия будет хранится в одном месте, что удобно как для достижения общих целей сторонами, так и для учета с точки зрения, например, сбора и хранения документов (в т.ч. первичной отчетности).

Контракты могут быть отсортированы по их статусу: на подписании, исполняются, завершены и т.д.

Основные возможности системы:

  • ведение юридически значимого электронного документооборота между организациями в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи»;
  • мониторинг хода исполнения контрактов в реальном времени для заказчиков и исполнителей;
  • ведение переписки между сторонами;
  • учет специфики рынка госзаказа.

 

Элементы управления на сайте

Верхняя часть страницы сайта (на примере страницы у зарегистрированного пользователя)

Скриншот элемента управления - главное меню

В верхней строке слева направо указаны:

  • Ваше имя пользователя
  • Ваша организация (или список выбора текущей организации, если вы состоите в нескольких организациях)
  • Ваша часовая зона
  • Ссылка на личный кабинет
  • Кол-во новых оповещений для вас (если есть)
  • Ссылка на выход из системы

Ниже расположено главное меню сайта. Синей линией подчеркнут раздел сайта, в котором вы сейчас находитесь.

Некоторые разделы сайта содержат дополнительное подменю. Выбранная страница подменю отображена более жирным шрифтом.

Форма для поиска

Скриншот элемента управления - поиск

В качестве подсказки в поле для ввода через "/" указаны параметры, по которым возможен поиск. В большинстве случаев, поиск производится по точному совпадению значения любого из параметров или части строки значения.

Кнопка "Сбросить" сбрасывает результаты поиска и очищает поле ввода.

Раскрывающиеся элементы

Скриншот элемента управления - раскрывающиеся элементы

Элементы, перед которыми стоит знак "+": кнопки, поля, заголовки, тексты — раскрываются при нажатии на "+" или название элемента, и закрываются при нажатии на "-", если они уже раскрыты.

Обычно при раскрытии элемента отображается форма для ввода или редактирования данных, или другая дополнительная информация.

Статусы контрактов или приглашений в разделы контрактов

Скриншот элемента управления - статусы

Контракты или приглашения в разделы контрактов могут быть распределены по различным статусам для удобства из учета.

Например, при отображении контрактов, отображаются все статусы, в которых находятся контракты и кол-во контрактов в каждом из таких статусов. При нажатии на название статуса будут отображены только контракты, имеющие соответствующий статус, или все контракты, при нажатии на "все статусы". При использовании формы поиска будут учтены только контракты в выбранном вами статусе. Выбранный статус отображен более жирным шрифтом.

Всплывающие подсказки

Скриншот элемента управления - всплывающая подсказка

При подведении курсора мыши на пиктограмму   открывается всплывающая подсказка с дополнительной информацией.

 

Регистрация пользователя

Для регистрации в ЕКС перейдите по ссылке регистрация в правом верхнем углу любой страницы сайта и заполните форму.

Регистрация на сайте бесплатна.

Скриншот ссылки на регистрацию

Заполните форму регистрации пользователя.

Скриншот формы регистрации

Ваши фамилия, имя, отчество, телефон и адрес электронной почты необходимы для связи с администрацией сайта и будут скрыты от других пользователей, за исключением ваших коллег по организации.

Нажмите на кнопку «Регистрация». Если все поля формы заполнены надлежащим образом, на указанный вами e-mail придет письмо со ссылкой на подтверждение вашего адреса электронной почты. При переходе по ссылке, указанной в письме, ваша регистрация на ЕКС будет завершена.

После регистрации, пользователь имеет возможность зарегистрировать организацию и пройти ее верификацию для использования основных возможностей сайта.

 

Личный кабинет пользователя

После регистрации в ЕКС вы получаете доступ к личному кабинету пользователя.

Функционал личного кабинета позволяет просматривать и редактировать ваши личные данные.

Скриншот личного кабинета

Вы можете загрузить свою фотографию или аватар.

Скриншот изменения фотографии

Также вы можете заполнить краткую информацию о себе, которая будет доступна только для пользователей организаций (зарегистрированных в ЕКС), в которых вы состоите.

Скриншот формы о себе

Один из наиболее важных разделов — список организаций, в которых вы состоите.

Скриншот списка организаций

Вы видите наименования организаций, ИНН, используемые вами сертификаты ЭЦП (при необходимости ведения юридически значимого электронного документооборота), ваши права доступа, статусы организаций, ссылки на страницы со списками пользователей организаций и их кол-во. Более детальные сведения о каждой организации доступны при нажатии на ссылку — наименование организации.

Здесь же вы можете зарегистрировать новую организацию в ЕКС.

Одна из наиболее важных особенностей ЕКС заключается в том, что вы и другие пользователи можете одновременно состоять в нескольких организациях и иметь различные права доступа для каждой из них. Переключение между организациями происходит в верхнем меню сайта и существенно упрощает вашу работу. Вам не нужно создавать разные учетные записи для разных организаций и постоянно выходить и входить в систему для смены организации.

Скриншот списка выбора организации

Предлагаем вам пригласить другие организации в ЕКС, например, ваших партнеров, заказчиков, подрядчиков и поставщиков. Это упростит ваше взаимодействие с ними в плане ведения бизнеса: документооборота, переписки между сотрудниками, обмена и хранения первичной бухгалтерской отчетности и т.д.

Скриншот формы приглашения в ЕКС

Кроме того, организации, зарегистрированные в ЕКС по вашему приглашению, будут считаться вашими рефералами в рамках партнерской программы.

Форма предпочтнений позволяет настроить получение вами оповещений о значимых действиях, совершенных в ЕКС в рамках ваших данных и организаций, а также выбрать интервал получения таких оповещений, например "не более одного письма в 1 час" или "в сутки".

Скриншот формы предпочтений

Кроме того, можно оформить подписку или отписаться от общих новостей сайта ЕКС, которые обычно отправляются администрацией не чаще чем раз в месяц.

 

Регистрация организации в ЕКС

Для регистрации организации в ЕКС нажмите на кнопку "Зарегистрировать организацию" в разделе "Организации" в личном кабинете.

Скриншот кнопки регистрации новой организации

Вы можете зарегистрировать юридическое лицо или индивидуального предпринимателя.

Скриншот формы регистрации новой организации - общие сведения

Кодовое слово необходимо для вашей идентификации при обращении в службу поддержки по телефону.

Укажите фамилию, имя и отчество руководителя организации (или ваше, если вы и являетесь руководителем), должность (например, "Генеральный директор"), документ, на основании которого действует руководитель (например, "Устава").

Скриншот формы регистрации новой организации - сведения о руководителе

Укажите юридический и почтовый адрес (при наличии). На него будут отправляться бухгалтерские документы и корреспонденция от ЕКС.

Скриншот формы регистрации новой организации - адрес

Укажите банковские реквизиты организации.

Скриншот формы регистрации новой организации - банковские реквизиты

Если вы хотите осуществлять в ЕКС юридически значимый документооборот с другими организациями в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи», вы можете выбрать ваш сертификат ЭЦП для регистрируемой организации.

Выбор сертификата ЭЦП не является обязательным условием для регистрации организации в ЕКС. Вы можете сделать это в любой момент позднее или вообще использовать ЕКС без электронной подписи.

Если же вы указали сертификат ЭЦП, убедитесь, что сведения в сертификате (ФИО, ИНН) соответствуют вашей фамилии, имени, отчеству, которые указаны в личном кабинете, а ИНН — регистрируемой организации. Функционал ЕКС проверяет ЭЦП на принадлежность лично вам и именно для данной организации.

Скриншот формы регистрации новой организации - сертификат ЭЦП

В списке сертификатов будут отображены только действующие сертификаты, которые соответствуют Требованиям к электронной подписи в ЕКС. Если у вас уже есть сертификат усиленной квалифицированной подписи, но удостоверяющего центра, который выдал сертификат, нет в списке поддерживаемых УЦ, пожалуйста, свяжитесь с нами и мы сделаем все возможное, чтобы его добавить в кратчайшие сроки.

Загрузите документы организации в соответствии с Требованиями к документам для верификации.

Скриншот формы регистрации новой организации - документы

Если ранее вы выбрали сертификат ЭЦП, подпишите ваше согласие с Соглашением об использовании сайта и другими положениями, необходимыми для работы в ЕКС.

Скриншот формы регистрации новой организации - подтверждение

Вы можете сразу направить сведения об организации на верификацию или сохранить форму как черновик, если вы хотите дополнить ее позднее.

После отправки формы, в личном кабинете будет отображена зарегистрированная вами организация. Ей будет присвоен статус — ожидает верификации. Вы автоматически становитесь администратором организации и сможете управлять списком ее пользователей и правами доступа.

Скриншот списка организаций - ожидает верификации

Верификация — это процедура подтверждения вашего права на осуществление действий от имени организации, осуществляемая администрацией сервиса. Также производится проверка, не была ли данная организация уже зарегистрирована в ЕКС ранее. Обычно верификация занимает не более трех суток.

После верификации организации вам станут доступны все основные функции ЕКС — разделы "Мои контракты", "Приглашения", "Чат".

 

Управление пользователями организации

Если организация верифицирована и вы являетесь ее администратором, вы можете управлять списком пользователей, которые будут иметь доступ к организации в ЕКС.

Скриншот списка организаций - верифицирована

В личном кабинете в разделе "Организации", перейдите по ссылке "Пользватели (1)". Число в скобках отображает количество пользователей, которые имеют доступ к организации в ЕКС в настоящий момент.

Вы видите список пользователей организации (доверенных лиц): ФИО и адрес электронный почты, права доступа, дата регистрации и срок действия доверенности, а также ее статус (действует / отозвана / срок действия истек и т.д.).

Скриншот списка пользователей организации - один пользователь

Вы можете создать новую доверенность на пользователя. Для этого укажите ФИО доверенного лица, адрес электронной почты, срок действия доверенности и права доступа.

Обратите внимание, что пользователь, которому вы предоставляете доступ к организации должен быть уже зарегистрирован в ЕКС, используя указанный вами e-mail адрес.

Если доверенное лицо намерено осуществлять в ЕКС электронный документооборот от лица организации в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи», вы можете загрузить отсканированную доверенность на него от руководителя организации и подписать ее указанным вами сертификатом ЭЦП. Но это не является обязательным условием при создании новой доверенности. 

Скриншот формы регистрации нового пользователя организации

Если срок действия доверенности не указан — она будет считаться бессрочной.

После отправки данных формы, новый пользователь будет отображен в списке. После входа в ЕКС используя свой логин и пароль, он получит доступ к данным организации и сможет осуществлять действия на сайте в соответствии с предоставленными ему правами доступа.

Скриншот списка пользователей организации - два пользователя

Пользователи, имеющие права доступа "Администратор", также могут и отзывать доверенности по своему усмотрению. Для этого нужно перейти на страницу просмотра сведений о доверенности (по ссылке в виде ФИО доверенного лица) и нажать на кнопку "Отозвать доверенность".

Скриншот сведений о доверенности

Сразу после отзыва доверенности доступ такого пользователя к организации и ее данным будет закрыт.

Обратите внимание, что сведения о пользователях (кроме контактной информации), для которых были загружены доверенности, подписанные ЭЦП, а также сами доверенности будут доступны для ознакомления пользователям приглашенных в разделы ваших контрактов организаций. Это сделано для того, чтобы при осуществлении юридически значимых действий стороны имели возможность убедиться в наличии соответствующих полномочий от имени организации. Особенно это актуально при взаимодействии с государственными и муниципальными заказчиками.

 

Создание контракта

Что такое "контракт" в терминологии ЕКС? В широком смысле — любой процесс, требующий учета и подразумевающий взаимодействие с другими организациями. Это может быть коммерческий договор, государственный контракт по 44-ФЗ, договор по 223-ФЗ, совместный проект и т.д., причем в любой стадии — потенциальный, исполняемый, завершенный... ЕКС предлагает очень гибкую систему, которую вы сможете настроить под свои нужды. Мы покажем примеры, как можно использовать ЕКС для решения различных задач.

Для создания нового контракта, нажмите в разделе "Мои контракты" на кнопку "Новый контракт".

Скриншот списка контрактов - нет контрактов

Заполните форму создания нового контракта.

Скриншот формы создания нового контракта - верхняя часть

Выберите тип контракта. Сейчас доступны: коммерческий договор, контракт по 44-ФЗ, договор по 223-ФЗ, договор по ПП РФ №615 (кап. ремонт). Если у вас есть предложения по расширению списка типов контрактов, пожалуйста, свяжитесь с администрацией ЕКС.

Вы можете указать (если есть) номер контракта (договора) и дату его заключения.

Единственное обязательное поле при создании нового контракта — название (предмет) контракта или договора.

Если контракт относится к государственной или муниципальной закупке, укажите номер извещения. Если закупка проводится по 44-ФЗ, сведения о ней будут автоматически загружены из ЕИС (zakupki.gov.ru). В противном случае, вы можете указать ссылку на закупку в описании контракта. Если закупка состоит из нескольких лотов, вы можете указать номер лота.

Скриншот формы создания нового контракта - нижняя часть

Поля: описания контракта, месторасположение, цена, НДС и срок завершения могут быть заполнены по вашему усмотрению.

Если вы укажете срок завершения, при отображении сведений о контракте ЕКС автоматически расчитает срок в днях до его наступления. Когда срок завершения истечет, пользователи организации автоматически получат оповещение об этом. Это очень удобно для управленческого контроля.

Выберите текущий статус контракта. Сейчас доступны: не указан, черновик, подготовка ТЗ, ожидает торгов, ожидает протокола, на подписании, выполняется, завершен, не выполнен, арбитраж, отменен, в архиве.

Статусы контрактов используются исключительно для их систематизации и сортировки в рамках организации. Названия статусов носят рекомедательный характер. Каждая организация может использовать их по-разному, как ей удобно, и как договорились между собой ее сотрудники. Например, кто-то переносит договоры, которые уже выполнены и оплачены в статус "завершены", а кто-то в статус "архив" и т.п. Если у вас есть предложения по расширению списка статусов контрактов, пожалуйста, свяжитесь с администрацией ЕКС.

В поле "приватная информация" вы можете указать любую дополнительную информацию, которая гарантированно будет доступна только для пользователей внутри вашей организации. В любом случае, сейчас, если вы планируете приглашать другие организации или пользователей в разделы данного контракта, для них будет доступна только информация в полях "название контракта" и "описание контракта".

После нажатия на кнопку "Создать контракт", новый контракт будет отображен в разделе сайта "Мои контракты".

Скриншот списка контрактов - 1 контракт

Для каждого контракта ЕКС автоматически генериует его внутренний уникальный номер в системе, например "44-18-ПТН-183". Он означает:

  • 44 — контракт заключен по 44-ФЗ;
  • 18 — создан в 2018 году;
  • ПТН — три случайно сгенерированные буквы для удобства идентификации контракта голосом. Например, кто-то в офисе из другого кабинета спрашивает вас: "по какому контракту этот акт?", вы отвечаете: "ПТН"!. Все коротко, просто и понятно. Проверено!
  • 183 — уникальный номер контракта.

В ЕКС нет двух одинаковых номеров контрактов. Это значит, что вы можете обмениваться такими номерами с другими организациями, и не будет вероятности ошибки из-за их повтора.

Пример использования номеров контрактов: вы можете добавлять их в назначения платежей каждого платежного поручения, относящегося к соответствующему контракту, например: "Оплата за выполнение работ по ____, договор №___ от ____ (44-18-ПТН-183). Без НДС". Позднее, если вы захотите просмотреть в банк-клиенте все расходы организации тому или иному по контракту, сделайте поиск по всем платежным поручениям, где в назначении платежа указан номер контракта. И все как на ладони — просто, быстро и удобно! Попробуйте внедрить такой подход в бухгалтерии и его результаты не заставят себя долго ждать. Сколько бы времени не прошло, вы сразу поймете какой платеж относится к какому контракту.

 

Просмотр списка контрактов

В разделе "Мои контракты" отображаются контракты (договоры) вашей организации. ЕКС предлагает удобные решения для их учета, систематизации и сортировки.

Скриншот формы поиска по контрактам

Вы можете отобразить в списке все контракты или выбрать только те, которые имеют определенный статус. Числа справа — количество контрактов с соответствующим статусом.

Также вы можете отобразить только контракты определенного типа, выбрав тип из выпадающего меню.

Возможен поиск контрактов по их номеру (автоматически сгенерированному ЕКС, вида "44-18-ПТН-183"), названию (или его части) контракта, описанию или номеру извещения закупки. Обратите внимание, что поиск производится в рамках выбранного статуса и типа контрактов.

Для удобства просмотра списка контрактов, вы можете выбрать режим просмотра "Кратко", при котором будет отображено меньше сведений о каждом контракте, но список будет выглядеть компактнее. Также предусмотрены различные режимы сортировки.

При нажатии на "+ Расширенный поиск" открывается форма, где вы можете задать дополнительные параметры поиска: по цене контракта, по сведениям о закупке.

Скриншот формы расширенного поиска по контрактам

Пример списка контрактов:

Скриншот списка контрактов - три контракта

В колонке слева — сведения о контракте, в колонке справа — сведения о закупке, на основании которой был создан контракт (если она была указана).

В сведениях о контракте указаны:

  • сгенерированный ЕКС номер контракта;
  • тип контракта, номер договора и дата его заключения;
  • название и описание контракта;
  • цена и валюта контракта;
  • сроки по контракту и количество дней, оставшихся до срока завершения контракта;
  • последнее событие (действие) по контракту в ЕКС;
  • количество разделов контракта, документов в разделах контракта, сообщений в разделах контракта;
  • текущий статус контракта.

В сведениях о закупке указаны:

  • номер извещения о проведения закупки;
  • ссылка на поиск закупки в ЕИС (zakupki.gov.ru);
  • закон, на основании которого производится закупка (в примере: 44-ФЗ);
  • федеральный округ организатора торгов (заказчика) (в примере: ЦФО, ПФО);
  • субъект РФ организатора торгов (заказчика) (в примере: 77 — г. Москва, 63 — Самарская область);
  • часовой пояс организатора торгов (заказчика);
  • способ закупки и электронная торговая площадка, на которой проводится закупка;
  • наименование организатора торгов (заказчика) с возможностью поиска других контрактов по нему у вашей организации;
  • предмет контракта (договора);
  • срок окончания подачи заявок или дата и время проведения торгов (если закупка находится в статусе подачи заявок или работы комиссии).

К сожалению, в настоящий момент автоматически загружаются только сведения о закупках по 44-ФЗ. Мы работаем над расширением функционала сервиса.

В конце списка контрактов отображена информация о количестве и сумме контрактов по заданным условиям поиска.

Скриншот расчета итого по контрактам в списке

 

Управление контрактами

Для просмотра сведений о контракте и совершения действий над ним, нажмите на номер контракта или его название в списке контрактов.

Скриншот сведений о контракте - общая информация

Вы можете создать новый контракт, используя данный контракт как шаблон, нажав на кнопку "Создать копию контракта". Это удобно для создания нескольких однотипных контрактов, чтобы не заполнять форму создания каждого контракта по нескольку раз.

Также вы можете открыть форму редактирования сведений о контракте, в т.ч. изменить его статус, или удалить контракт (при наличии соответствующих прав доступа).

Ниже на странице представлены сведения о разделах контракта и журнал (история) всех действий, связанных с контрактом и его разделами.

Скриншот сведений о контракте - разделы и журнал действий

В журнале действий отображены:

  • дата и время;
  • имя пользователя, который совершил действие (имя не отображается, если действие совершили вы);
  • краткое описание действия;
  • дополнительная информация, в т.ч. название раздела, в котором действие было совершено. Может быть ссылкой на загруженный документ.

 

Управление разделами контрактов

Раздел контракта — виртуальный обособленный раздел внутри контракта, где вы можете загружать, хранить и обмениваться документами (в т.ч. подписанными ЭЦП), а также вести приватную переписку как между пользователями вашей организации, так и с другими пользователями и организациями по вашему усмотрению.

Далее мы приведем несколько примеров по возможностям использования разделов контрактов для взаимодействия внутри и вне вашей организации, но это очень гибкий инструмент, который вы можете использовать по своему усмотрению.

Для создания нового раздела контракта, нажмите на кнопку "+ Создать раздел" на странице сведений о контракте для раскрытия формы.

Скриншот формы создания раздела контракта

Укажите краткое название раздела и, при необходимости, его более подробное описание.

Обратите внимание, что если вы планируете приглашать другие организации или пользователей в данный раздел контракта, для них будет доступна информация в полях "название раздела" и "описание раздела", поэтому, рекомендуем делать название и описание понятными и для них.

В поле "заметки" вы можете указать любую дополнительную информацию, которая гарантированно будет доступна только для пользователей внутри вашей организации.

При включении гостевого доступа по ссылке, ЕКС создаст специальную ссылку для прямого доступа к данному разделу контракта. Любое лицо, обладающее такой ссылкой, при переходе по ней сможет получить возможность обмена документами и ведения переписки в данном разделе контракта. Это удобный инструмент, например, для взаимодействия с физическими лицами или организациями, не зарегистрированными в ЕКС. Но будьте внимательны и не допускайте попадания такой ссылки нежелательным лицам и широкой публике.

К примеру, мы создали три раздела контракта для некоего договора на поставку сельскохозяйственной техники:

Скриншот списка разделов контрактов - 3

В разделе КГБПОУ "Черниговский сельскохозяйственный колледж" мы будем вести переписку и осуществлять юридически значимый электронный документооборот с заказчиком по договору.Так как он не зарегистрирован в ЕКС, при создании раздела контракта мы включили "гостевой доступ по ссылке".

В разделе ООО "Подрядчик" мы будем взаимодействовать с нашим поставщиком, который уже зарегистрирован в ЕКС.

В разделе "Расходы" учитывать затраты по договору и вести переписку только между сотрдниками нашей организации.

В списке разделов контрактов отображаются название раздела, кол-во документов и сообщений в разделе, ссылки на формы приглашения другой организации в раздел контракта, редактирования раздела контракта и его удаления. Обратите внимание, если в разделе контракта хранятся документы, удаление раздела невозможно. Сначала необходимо удалить документы, затем раздел контракта.

Для открытия раздела контракта нажмите на "+" или название раздела.

Скриншот раздела контракта - расходы

В разделе контракта отображены сведения о разделе (название, описание, заметки), список загруженных документов, сообщения пользователей. Для опубликования нового сообщения нажмите на кнопку "+ Новое сообщение" для раскрытия формы.

В нашем примере раздел "Расходы" используется для учета расходов по договору с контрагентами, по которым не производится взаимодействие через ЕКС, а именно: был загружен документ с реквизитами для оплаты банковской гарантии, необходимой для заключения договора, были опубликованы сообщения о стоимости банковской гарантии и сведения об оплате. Это удобный способ хранения информации по договору. По прошествии времени ничего не забудется, не сотрется по случайности, не потеряется в огромном объеме других данных, не потребует поиска в электронной почте и т.д. При открытии страницы контракта в ЕКС вся информация, документы и история операций по нему будет собрана в одном месте. Особенно это актуально для договоров, счетов, актов, накладных и других документов, которые отчасти бывает непросто найти или восстановить.

Убедите ваших коллег начать получать и отправлять документы в рамках контрактов (договоров) через ЕКС. Потребуется некоторое время на формирование привычки, но вскоре время на поиск, учет, анализ документов и информации сократится в разы.

 

Приглашение других организаций в разделы контрактов

В ЕКС существует два способа взаимодействия с другими организациями и пользователями. Первый — создание ссылки для гостевого доступа в раздел контакта. Этот вариант удобен для нерегулярного взаимодействия с пользователями или сотрудниками организаций, не зарегистрированных в ЕКС. Второй — приглашение организации, также зарегистрированной в ЕКС, в раздел контракта. Такой вариант предоставляет больше возможностей для взаимодействия, в том числе для учета и систематизации приглашений со стороны приглашенной организации.

Вы сами выбираете, кого вы хотите пригласить в любой из разделов контракта. Приглашенные лица будут иметь доступ только к тем разделам контрактов, в которые вы их пригласите с указанными вами правами доступа.

В нашем примере мы создали раздел контракта с гостевым доступом по ссылке для взаимодействия с заказчиком по договору. Уникальная ссылка отображается в сведениях о разделе контракта.

Скриншот раздела контракта - заказчик

Чтобы поделиться ссылкой для гостевого доступа в раздел контракта, вы можете как скопировать ее URL-адрес и отправить его приглашаемому лицу самостоятельно, так и воспользоваться функционалом ЕКС, нажав на "Отправить ссылку".

Скриншот формы отправки ссылки в раздел контракта

Укажите в форме e-mail получателя ссылки и ему будет направлено письмо с приглашением в раздел контракта.

При переходе по ссылке будет открыта гостевого доступа к разделу контракта. На ней содержатся базовые сведения о контракте (организация, номер, название, описание), о разделе контракта (название, описание), список загруженных документов и переписка между пользователями организации-автора контракта и пользователями, приглашенными по ссылке. Также вы можете загружать свои документы в раздел контракта, в том числе подписанные ЭЦП.

Скриншот страницы гостевого доступа к разделу контракта

Среди минусов такого взаимодействия, что действия всех незарегистрированных в ЕКС пользователей, имеющих ссылку к разделу контракта будут отображаться от имени "Гость" и их нельзя будет отличить друг от друга. Тем не менее, это не накладывает ограничений на загрузку документов, подписанных ЭЦП. С помощью гостевого доступа к разделу контракта вы можете осуществлять юридически значимый документооборот с организацией, не зарегистрированной в ЕКС.

Мы рекомендуем использовать гостевые ссылки следующим образом. Если вам необходимо получить от другого лица или организации некие документы в рамках контракта, которые вы хотели бы сохранить для себя на будущее, создайте раздел контракта, назовите его именем соответствующего лица, отправьте ему ссылку для гостевого доступа и попросите загрузить документы там. Например, если вам выставили счет, вместо отправки его по электронной почты, в которой он скоро затеряется среди других писем, счет сразу будет прикреплен к соответствующему контракту и если позднее вы захотите его найти, это займет несколько секунд.

Или наоборот, по аналогии, вы можете делиться с кем-либо своими документами и информацией, относящейся к контракту.

Эти примеры не отрицают и более широкого использования гостевых ссылок для полномасштабного взаимодействия вашей организацией с другими организациями и физическими лицами, обмена документами, переписки и т.п. Но в таких случаях мы все же рекомендуем вашему контрагенту зарегистрироваться в ЕКС и использовать функционал "приглашения организации".

Если вы хотите пригласить в раздел контракта организацию, которая уже зарегистрирована в ЕКС, нажмите на "Пригласить организацию" в заголовке раздела контракта. 

Скриншот формы приглашения организации в раздел контракта

Начните вводить часть наименования приглашаемой организации или ее ИНН. ЕКС автоматически предложит варианты среди зарегистрированных организаций.

Ваше приглашение будет отображено у приглашаемой организации в разделе "Приглашения", а пользователи организации получат соответствующие уведомления. В разделе контракта будет отображена таблица со списком всех приглашенных организаций, статусами приглашений и правами доступа.

Скриншот списка приглашенных организаций в разделе контракта

Каждое приглашение изначально имеет статус "отправлено". Пользователи приглашаемой организации, имеющие соответствующие права доступа, могут принять приглашение или отклонить его. Вы можете отозвать приглашение в раздел контракта в любое время, если в нем нет загруженных документов, подписанных ЭЦП.

Скриншот формы отзыва приглашения в раздел контракта

Вы можете пригласить в раздел контракта одну или несколько организаций. Но приглашенные вами организации уже не могут самостоятельно приглашать в раздел вашего контракта другие организации или создать ссылку для гостевого доступа. Таким образом, вы всегда точно знаете, кто имеет доступ к вашим разделам контрактов.

 

Управление полученными приглашениями

Все приглашения в разделы контрактов, направленные вашей организации другими организациями, отображаются в разделе сайта "Приглашения".

Скриншот меню - Приглашения

Приглашения делятся на три группы, которые отображены в подменю:

  • Полученные — приглашения, которые ожидают вашего решения: принять его или отклонить. Все отправленные вам приглашения изначально попадают в эту группу.
  • Принятые — активные приглашения, по которым вы можете перейти в раздел контракта и осуществлять взаимодействие с пригласившей вас организацией.
  • Отклоненные — приглашения, которые вы сочли не относяшимися к вашей деятельности или где, по каким-либо причинам, вы не желаете взаимодействовать с пригласившей вас организацией.

Рядом с пунктом подменю отображается кол-во приглашений в соответствующей группе.

При получения вашей организацией приглашения в раздел контракта от другой организации, оно будет сначала отображено в подменю "Полученные".

Скриншот списка полученных приглашений

В списке указаны:

  • наименование организации, которая направила вам приглашение в раздел контракта и ее ИНН;
  • краткие сведения о контракте: номер, название, всплывающая подсказка с его описанием (если есть);
  • сведения о разделе контракта: название, всплывающая подсказка с описанием раздела (если есть);
  • ваши права доступа к разделу контракта при принятии приглашения (доступны: просмотр, добавление данных).

Вы можете принять приглашение или отклонить его.

Рекомендуем не оставлять приглашения в группе "полученные", потому что при переходе в меню сайта на "Приглашения" они всегда будут, как напоминание, отображены в первую очередь.

Если вы отклонили приглашение случайно или передумали, вы можете его принять нажав на кнопку "Принять" рядом с ним в подменю "Отклоненные".

После того, как вы приняли приглашение, оно будет отображено в подменю "Принятые".

Скриншот списка принятых приглашений

Принятые приглашения, особенно если их много, могут быть упорядочены по их статусу. Для изменения статуса приглашения нажмите на кнопку "Изм. статус".

Скриншот формы выбора статуса приглашения

Выбранный вами статус приглашения может отличаться от статуса контракта, указанного у организации—автора. Это специально сделано для вашего удобства, чтобы вы могли упорядочивать приглашения по своему усмотрению.

При нажатии в списке приглашений на наименование организации—автора приглашения будет открыта страница с общедоступными сведениями об организации.

Скриншот сведений об организации - автора приглашения

В информации об организации также будут доступны сведения о пользователях (кроме контактной информации), для которых были загружены доверенности, подписанные ЭЦП, а также сами доверенности для ознакомления. Это сделано для того, чтобы при осуществлении юридически значимых действий такими пользователями, вы могли убедиться в наличии соответствующих полномочий от имени организации.

Для перехода в раздел контракта нажмите на кнопку "Открыть" в списке принятых приглашений.

Скриншот доступа к разделу контракта через приглашение

В разделе контракта вы можете обмениваться документами и вести переписку со всеми организациями и пользователями, также имеющими доступ в данный раздел контракта.

Вы можете осуществлять юридически значимый документооборот с использованием ЭЦП, в том числе подписывать договоры, соглашения, акты, направлять письма, запросы и т.п.

 

Осуществление юридически значимого документооборота

Юридически значимый документооборот в ЕКС — это обмен документами, подписанными усиленной квалифицированной цифровой подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи». Такие документы принимаются в судах и других государственных организациях.

Среди преимуществ такого документооборота — отсутствие необходимости вывода на печать и физического подписания документов, постановки печати организации, а также отправки документов Почтой России или курьерской службой. Имея с собой токен с ЭЦП, вы можете подписывать документы из любой точки мира.

А преимущество документооборота через ЕКС в том, что такие документы будут отсортированны и сохранены в соответствующих разделах контрактов, что существенно облегчит их поиск для вас и ваших контрагентов в будущем. Это даже удобнее, чем отправлять документы по e-mail, потому что потом они затеряются среди множества других писем. И это практичнее, чем хранить их на собственном сервере, так как они будут доступны для вас и ваших коллег с любого устройства, имеющего доступ к сети интернет, как только возникнет необходимость.

Для загрузки документов, подписанных ЭЦП, у вас должен быть выбран ваш личный сертификат ЭЦП для организации. Это можно увидеть в личном кабинете в разделе "Организации".

Скриншот списка организаций

Нажмите на "Выберите ЭЦП" у организации, от лица которой вы намерены осуществлять действия с использованием электронной цифровой подписи.

Скриншот формы выбора сертификата ЭЦП

В списке сертификатов будут отображены только действующие сертификаты, которые соответствуют Требованиям к электронной подписи в ЕКС. Если у вас уже есть сертификат усиленной квалифицированной подписи, но удостоверяющего центра, который выдал сертификат, нет в списке поддерживаемых УЦ, пожалуйста, свяжитесь с нами и мы сделаем все возможное, чтобы его добавить в кратчайшие сроки.

Убедитесь, что сведения в сертификате (ФИО, ИНН) соответствуют вашей фамилии, имени, отчеству, которые указаны в личном кабинете, а ИНН — организации. Функционал ЕКС проверяет ЭЦП на принадлежность лично вам и организации.

Если вы представляете интересы организации по доверенности, при создании доверенности в ЕКС она должна быть загружена и подписана сертификатом ЭЦП руководителя. В доверенности должны быть указаны полномочия и срок ее действия.

Когда сертификат ЭЦП указан, вы можете выбрать его при загрузке документов в разделах контрактов как вашей организации, так и разделах контрактов, куда вас пригласили другие организации.

Скриншот списка документов, подписанных ЭЦП в разделе контракта

Обратите внимание, что при открытии страницы гостевого доступа к разделу контракта (если такая возможность предусмотрена настройками раздела), будут доступны для выбора все сертификаты ЭЦП, находящиеся в хранилище сертификатов на компьютере (планшете, телефоне). Это дает возможность подписывать документы пользователям, незарегистрированным в ЕКС или зарегистрированным, но не относящимся к какой-либо организации, зарегистрированной и верифицированной в ЕКС.

Пиктограмма   означает, что документ подписан ЭЦП. Для просмотра сведений о подписи и ее владельце, нажмите на нее.

Скриншот сведений об электронной подписи документа

Подпись документа может быть загружена в отдельный файл (например, .txt) и проверена на сайте Госуслуг по адресу: gosuslugi.ru/pgu/eds

Сайта госуслуг - подтверждение подлинности электронной подписи

Выберите подтверждение подлинности ЭП "электронного документа. ЭП — отсоединенная, в формате PKCS#7". Загрузите документ для проверки и файл с подписью. Введите код на изображении и нажмите на кнопку "Проверить". Откроется информация со сведениями о сертификате и сроке его действия, владельце сертификата и удостоверяющем центре (издателе), который его выдал.

Сайта госуслуг - результат подтверждения подлинности электронной подписи

Проверка документа с использованием электронной подписи решает несколько задач:

  • определяет достоверность документа;
  • идентифицирует личность владельца подписи и организацию, которую он представляет;
  • удостоверяет факт, что документ не был загружен случайно;
  • выступает как доказательство в случае отказа человека, подписавшего документ.

Обратите внимание, что документы, подписанные ЭЦП, не могут быть удалены из ЕКС спустя один час после их загрузки. Период в один час предусмотрен на случаи, если вы ошибочно загрузили не тот документ, не ту версию или существуют какие-либо другие причины его удалить.

Сейчас команда ЕКС ведет разработку системы хранения сведений о загруженных документах на основе блокчейна, чтобы гарантировать факт загрузки документов через децентрализованное хранение такой информации.

 

Подписание документов двумя организациями и более

Что если вы хотите, чтобы документ был подписан электронными подписями нескольких организаций, например, при заключении договора (контракта), соглашения, подписании акта и т.д.?

Сделать это в ЕКС очень просто! Вы загружаете в раздел контракта подписанный с вашей стороны документ, который согласован к подписанию всеми сторонами. Пользователь другой организации, имеющий доступ к разделу контракта по приглашению или гостевой ссылке и уполномоченный на осуществление действий от имени своей организации, скачивает такой документ и без внесения в него каких-либо изменений загружает его снова в тот же раздел контракта, уже подписанный ЭЦП со своей стороны. При совпадении названия файла, его типа, размера и содержимого (на основе хэш-функции), такой документ автоматически считается подписанным несколькими сторонами.

Скриншот списка документов, подписанных несколькими подписями.

 

Рядом с документами, подписанными несколькими электронными подписями, отображается соответствующее кол-во пиктограмм . Нажав на каждую из них, вы сможете просмотреть информацию о подписи и ее владельце.

 

Оповещения и журнал действий

При совершении в ЕКС любых действий, связанных с изменением данных или документов, пользователям организаций, которые имеют доступ к таким данным или документам, направляются соответствующие оповещения. Они отображаются в разделе "Журнал действий" в личном кабинете, а также отправляются на электронную почту (если это разрешено предпочтениями пользователя).

В правом верхнем углу страницы, рядом с ссылкой на личный кабинет, числом в круге отображается количество новых оповещений, с которыми пользователь еще не ознакомился (если они есть). Аналогичным образом отображается количество новых оповещений в контрактах, разделах контрактов, списке организаций и т.д., в зависимости от того, где было совершено действие.

Скриншот меню с количеством новых оповещений - 12

Это быстрый и удобный способ отслеживать любые изменения, произошедшие в ЕКС, относящиеся к вашим организациям или разделам контрактов, куда вы были приглашены.

При нажатии на число в круге или при переходе по ссылке подменю "Журнал действий" в личном кабинете будет открыта страница всех совершенных действий в рамках ваших организаций.

Скриншот журнала действий

В журнале отображается дата и время совершения действия, пользователь, который его совершил, наименование организации, описание действия и дополнительная информация (либо ссылка на загруженный документ).

Жирным шрифтом выделены действия, с которыми вы еще не были ознакомлены на сайте. Фактом ознакомления считается отображение соответствующего оповещения на странице "Журнал действий", либо просмотр контракта, раздела контракта, сведений об организации или другой страницы, на которой были отображены документы или данные, в отношении которых действие было совершено.

Журнал действий позволяет восстановить хронологию событий, а также разобраться в спорных ситуациях.

 

Чат организации

Чат организации — это простой инструмент для ведения переписки между всеми пользователями организации, хранения заметок, списков дел, ссылок и т.д. Доступ к чату имеют доступ только пользователи вашей организации.

Скриншот чата организации

Для опубликования нового сообщения нажмите на кнопку "+ Новое сообщение" для раскрытия формы.

Чат организации — удобый способ донести некие новости, распоряжения или другую информацию по всей организации, так как при опубликовании сообщения, все пользователи организации получат оповещения и ознакомятся с ним.

 

Управление счетом организации в ЕКС

Для администраторов организации в подменю личного кабинета "Счет" доступны сведения о состоянии счета вашей организации для оплаты услуг ЕКС, а также о выбранном тарифном плане и показателях его использования.

Скриншот состояния счета организации

Корпоративные тарифные планы подразумевают ваше взаимодействие через ЕКС с другими организациями, в том числе возможность направления приглашений в разделы контрактов и создания ссылок для гостевого доступа.

В разделе "Операции по счету" отображаются все операции по счету вашей организации в ЕКС. Здесь же вы можете загрузить акты оказанных услуг.

Списание средств за услуги по использованию ЕКС производится ежемесячно. Организации выставляется счет за прошедший месяц в соответствии с выбранным тарифным планом, а на электронную почту отправляется акт оказанных услуг. Срок оплаты счета — 5 календарных дней, после чего большая часть функционала ЕКС будет заблокирована до поступления средств на расчетный счет компании—оператора ЕКС.

В соответствии с условиями Соглашения об использовании сайта акты оказанных услуг отправляются на электронную почту организации исключительно в электронном виде. Если вы хотите получить акт на бумажном носителе, распечатайте его, подпишите его и отправьте в двух экземплярах по адресу компании—оператора ЕКС. Ваш подписанный экземпляр будет оптравлен вам Почтой России.

Для пополнения счета организации в ЕКС нажмите на кнопку "Пополнить счет". Укажите сумму платежа и нажмите на кнопку "Выставить счет". Для вас будет сформирован образец заполнения платежного поручения, содержащий реквизиты, сумму и назначение платежа.

Скриншот формы пополнения счета организации

Удобнее всего пополнять счет на несколько месяцев вперед (например, на год) с учетом цены за месяц по выбранному тарифному плану.

 

Описание прав доступа

  • Просмотр — возможность только просмотра данных и скачивания документов.
  • Добавление данных — возможности "просмотра", а также загрузка новых документов и отправка сообщений в рамках уже созданной структуры контрактов, разделов и т.д.
  • Редактирование — возможности "просмотра" и "добавления данных", а также создание, редактирование и удаление контрактов, разделов контрактов, работа с приглашениями от других организаций в их разделы контрактов.
  • Администратор — возможности "редактирования", а также управление пользователями организации, редактирование сведений и документов организации, получение подробной информация о состоянии счета организации в ЕКС.

Права доступа к разделу контракта для приглашенных организаций аналогичны указанным выше, но без возможности внесения изменений в сведения о разделе, контракте или организации — авторе контракта.

Гостевой доступ к разделу контракта по ссылке предоставляет права доступа «добавление данных».