В 2008 году перед нами стояла задача выстроить процессы участия в госзакупках для организаций-партнеров. Нами был разработан интернет-сервис, который позволил систематизировать всю необходимую информацию о предстоящих и прошедших закупках, а также осуществить взаимодействие сотрудников организаций между собой. Современную версию этого сервиса в декабре 2018 мы добавили в ЕКС (Единую контрактную систему) и хотели бы на примерах рассказать вам, как его можно использовать, чтобы повысить результативность вашего участия в государственных и муниципальных закупках.

Для начала мы хотим привести статистику одной из организаций за 2018 год, использующей ЕКС для участия в торгах: было добавлено около 2200 закупок на предварительный отбор, из которых на более чем 600 были поданы заявки на участие, по итогам которых было заключено 57 контрактов.

За 10 лет доработки сервиса было учтено огромное количество практических моментов, мелочей, нюансов, с которыми сталкиваются организации при участии в торгах.

Как это выглядит на практике?

Как мы уже писали ранее, если организация приняла решение участвовать в госзакупках, есть смысл попытаться максимально охватить ваш рынок. Больше участия — больше побед. Но больше участия — это больше информации, задач, ответственности.

Конечно, мы знаем организации, которые ведут реестр закупок для потенциального участия в файлах Excel, делают записи на бумаге или на доске в офисе, но это не то, что нам нужно.

Сервис по организации участия в торгах должен иметь следующие возможности:

• отбор и мониторинг закупочных процедур, в которых компания участвует, участвовала или только планирует принять участие;
• координация работы сотрудников организации по подготовке и подаче заявок, отслеживанию результатов, обжалованию отклонений и заключению контрактов;
• анализ эффективности участия в закупках.

Обязательно условие — это доступ к информации через интернет по логину и паролю (очень актуально в деловых поездках, путешествиях и т.д.), а также обмен документами и переписка между сотрудниками.

Как это работает в ЕКС?

После регистрации на сайте и прохождения верификации как физическое или юридическое лицо, вам будут доступны все основные возможности сервиса. В этой статье мы расскажем о разделе сайта “Закупки” и функционале, который он предоставляет.

В таблице отображаются закупки, в которых организация планирует или принимает участие. Вы можете отобразить в списке все закупки или только те, которые имеют определенный статус. Числа справа — количество закупок в соответствующем статусе. Доступны следующие статусы закупок:

• Отбор (работы) — объявленные закупки на выполнение работ, по которым еще не принято решение об участии.
• Отбор (товары) — --//-- на поставку товаров.
• Отбор (услуги) — --//-- на оказание услуг.
• Подача заявок — закупки, по которым принято положительное решение об участии и идет подготовка и подача заявок.
• Ожидают торгов — заявки поданы, ожидание протокола рассмотрения заявок и/или торгов.
• Заключение контрактов — закупки, по которым организация признана победителем и идет заключение контрактов.
• Отклонены — заявки отклонены комиссией организатора торгов.
• Обжалование — идет подача или рассмотрение жалоб в ФАС (исковых заявлений в суд).
• Завершены — завершенные закупки, в которых организация принимала участие.
• Удалены — закупки, по которым принято решение отказаться от участия.

Возможен поиск закупок по номеру извещения или заметкам. При нажатии на “+ Расширенный поиск” открывается форма, где можно задать дополнительные параметры поиска по сведениям о закупке из ЕИС.

1. Добавление закупок для дальнейшего отбора

Изначально сотрудник, отвечающий за мониторинг новых объявленных закупок (например, в ЕИС) по всем направлениям деятельности организации, добавляет потенциально интересные закупки в ЕКС. Для этого в списке нужно нажать на кнопку “Добавить заявку”. Обычно такие закупки добавляются в статусе “отбор” по типу контракта: поставка, работы, услуги.

Единственное обязательное поле для заполнения при добавлении закупки — номер извещения о проведении закупки из ЕИС (zakupki.gov.ru).

Если закупка проводится по 44-ФЗ, сведения о ней будут автоматически загружены из ЕИС. В противном случае, можно самостоятельно указать ссылку на закупку (URL закупки). Если закупка состоит из нескольких лотов, можно указать номер лота.

2. Отбор закупок для участия

Сотрудники, отвечающие за расчет себестоимости исполнения контракта, просматривают закупки в статусе “отбор” и оставляют свои комментарии, насколько участие в закупке потенциально выгодно. Юристы могут оставить свои замечания к проекту контракта (например, есть ли “подводные камни”). Сотрудники, отвечающие за подготовку заявки, на раннем этапе могут примерно оценить сложность ее подготовки и необходимые трудозатраты. К другой важной информации относятся: наличие дополнительных требований к участникам (лицензии, свидетельства, опыт и т.д.); размер обеспечения заявки; размер обеспечения исполнения контракта.

Исходя из совокупности факторов, коллегиальным решением или решением руководителя, закупки, прошедшие предварительный отбор, переносятся в статус “подача заявок”.

Наиболее важные торги могут быть визуально отмечены “звездочкой” (отметка ставится или снимается нажатием на пиктограмму  ).

Закупки, по которым было принято отрицательное решение, переносятся в статус “удалены”, но не удаляются из системы совсем. Это важно, чтобы избежать повторного добавления одних и тех же закупок. Сервис не даст возможность добавить закупку, если она уже была добавлена ранее, и отобразит предупреждение в каком статусе она сейчас находится. Удобно и понятно.

3. Подготовка и подача заявок

На этом этапе важно по каждой закупке определить ответственных лиц за подготовку и подачу заявки, а также оценить сложность ее подготовки.

Пример, как делаем мы: “35п pdf Маша, СРО, опыт”. Это значит, что в техническом задании 35 пунктов характеристик материалов в формате PDF, заявку делает Маша, есть требование к СРО и опыту выполнения работ.

Заявка делается самостоятельно сотрудниками организации или заказывается на GZEX.RU.

Параллельно более детально оцениваются наиболее оптимальные способы исполнения контракта, возможный уровень конкуренции на торгах, предварительно согласовывается получение банковской гарантии и т.д.

Разумеется, в любой момент, при выявлении каких-либо неблагоприятных факторов, может быть принято решение об отказе от участия.

В списке закупок можно выбрать сразу несколько закупок, отметив флажки в крайнем левом столбце списка. Внизу экрана откроется всплывающее окно, содержащее информацию о выбранных закупках: кол-во, сумма начальных (максимальных) цен закупок, сумма обеспечения заявок.

Очень удобно таким образом оценивать, например, сумму размера обеспечения заявок, необходимую для участия в нескольких предстоящих процедурах, а также изменять статус закупок.

Когда заявка готова, она может быть загружена в ЕКС в форму на странице закупки. Это удобно, когда один сотрудник составляет заявку, а другой ее подает. Или для последующего разбора ошибок в случае отклонения заявки.

После того как заявка подана, в специальное поле вносится номер заявки, присвоенный электронной торговой площадкой или сотрудником организатора торгов. Закупка переносится в статус “ожидание торгов”.

4. Обжалование отклонений заявок

Если заявка была отклонена комиссией организатора торгов, производится разбор причин отклонений, и если есть перспектива признания жалобы обоснованной, закупка переносится в статус “обжалование”.

Юристы скачивают заявку из ЕКС, оформляют жалобу и делают в системе свои заметки по закупке, например, указывают назначенную дату и время рассмотрения жалобы в ФАС.

Если перспективы обжалования нет, закупка переносится в статус “отклонены” для формирования статистики количества отклоненных заявок и дальнейшей работы над ошибками.

5. Подведение результатов торгов

Если заявка была допущена к торгам, по их итогам закупка может быть перенесена в статус “завершена” (не победили), либо в “заключение контракта” (победили).

Учет контрактов и взаимодействие с субподрядчиками далее осуществляется в разделе ЕКС “Контракты”. А это уже совершенно другая история.

Выводы

Регулярное участие компании в закупках приводит к накоплению информации, которую при системном подходе можно использовать для последовательного повышения эффективности участия в торгах.

В данной статье мы показали базовый пример организации непрерывного процесса участии компании в госзакупках.

Важно, что при использовании ЕКС, сотрудники организации имеют перед собой всю необходимую информацию по закупкам в наглядной и упорядоченной форме, а также возможность взаимодействовать друг с другом. Всем понятно, кто за что отвечает и на каком этапе находятся процессы.

Добро пожаловать в ЕКС!

P.S. На главной странице ЕКС есть ссылка для демо-доступа.