Изначально идея ЕКС (Единой контрактной системы) пришла из рынка госзакупок. Почти всегда у заказчика и поставщика единая цель — исполнение контракта в соответствии с техническим заданием в установленные сроки. Практика показала, что для успешной реализации этой задачи, а также во избежание проблем с контролирующими органами в дальнейшем, необходим своевременный мониторинг исполнения контракта обеими сторонами. Это позволит предотвратить многие проблемы до их появления. С другой стороны, Россия движется вперед в упорядочивании правовых отношений между организациями, и формальное сопровождение контрактов позволит де-факто защитить интересы и заказчиков, и поставщиков.

Как сделать такие процессы удобными и эффективными? Очень просто: вести мониторинг исполнения контракта, а также документооборот между заказчиком и поставщиком в электронном виде (через интернет), используя электронную цифровую подпись для юридически значимых документов. Кроме того, это будет удобно для сторон, так как вся хронология взаимодействия по контракту будет надежно и конфиденциально храниться в одном месте.

Ранее нами были созданы и применены на практике программные модули для электронного документооборота с использованием ЭЦП для электронных торговых площадок по 223-ФЗ. Именно они легли в основу нового интернет-проекта, который предполагал обмен документами между организациями, подписанными цифровой подписью. 

Но потом возникла идея совместить этот функционал с системой учета контрактов (договоров). В этом случае новый ресурс становится полезным, в том числе для внутреннего использования всеми коммерческими организациями. Ведь по сути, деятельность любой компании — это цикл исполнения договоров, контрактов, проектов… Систематизация всей информации и документов в рамках этих процессов существенно упрощает задачу и руководителям и сотрудникам.

У нас есть партнеры, исполняющие за год более 80 государственных и муниципальных контрактов. В среднем, это более 6 заключаемых контрактов в месяц, по каждому из которых необходимо отслеживать:

• выход протоколов по итогам закупки;
• получение банковской гарантии;
• заключение контракта (договора);
• страхование ответственности по контракту (в отдельных случаях);
• переписку с заказчиком;
• обмен бухгалтерскими документами (счета, акты, сметы, товарные накладные и т.д.);
• предоставление фото-, видео- и других отчетов;
• соблюдение сроков работ, в том числе промежуточных;
• ведение претензионной работы (при необходимости);
• подведение финансовых итогов.

Если при исполнении контракта у поставщика имеется один или несколько субподрядчиков, то почти все вышеперечисленное необходимо осуществить с каждым из них. 

Некоторые организации для этих целей ведут таблицы в Excel или облачных сервисах, используют e-mail переписку, хранят документы на отдельных серверах, отправляют корреспонденцию Почтой России или курьерскими службами. Все это, согласитесь, не всегда удобно.

Интернет-ресурс ЕКС (Единая контрактная система) позволяет вести удобный реестр всех контрактов компании, сортировать их по статусу (заключение, исполнение, в архиве и т.д.), хранить документы и вести переписку по контрактам, а также осуществлять электронный документооборот с внешними организациями (заказчиками, подрядчиками и т.д.), в том числе в соответствии с Федеральным законом №63-ФЗ “Об электронной подписи”. При добавлении в ЕКС контракта по 44-ФЗ сведения о закупке автоматически загружаются из ЕИС (zakupki.gov.ru).

Дальше еще интереснее... ЕКС можно и нужно применять не только при исполнении государственных и муниципальных контрактов, но для любых договорных отношений на территории РФ. По сути, это единый ресурс, где каждая организация может взаимодействовать со своими контрагентами в электронной форме. Просто и удобно!

Каждый отдел организации получает моментальную выгоду:

• Бухгалтерия — вся первичная отчетность (акты, счета, счета-фактуры, сметы, товарные накладные и т.д.) хранится в одном месте, легко проследить даты и суммы, какие документы уже готовы, а каких не хватает.
• Юридическая служба — доступна вся история переписки между сторонами (кто, когда и кому что писал, какой был ответ), причинно-следственная связь, входящие-исходящие номера документов.
• Технический отдел — просмотр актуальных фото- и видеоотчетов с места поставки товаров/работ/услуг, своевременный обмен сметами, товарными накладными, отслеживание сроков.
• Руководство — полный обзор всей доступной информации по контракту для своевременного принятия решений и достижения наилучших результатов.

А кроме формального взаимодействия, мы сделали в ЕКС старый добрый чат для сотрудников сторон, как проверенный способ решения ежедневных задач, не требующих документального сопровождения. Все мы люди, и общение — это здорово!

Добро пожаловать в Единую контрактную систему!